Terug

Directie managementassistent

Ministerie Van Financiën
Bekijk vacature
Goed nieuws! De vacature is nog geopend

Functie­omschrijving

Jij zorgt voor de verbinding tussen de directeur Mens en Organisatie, de organisatie zelf en de buitenwereld. Dat betekent veel contact met collega’s en afwisselende werkzaamheden. Je doet het als managementondersteuner Concern Directie Mens en Organisatie (CDMO) in Den Haag.

Afwisseling in een verantwoordelijke rol  
Je bent verantwoordelijk voor de algemene secretariële en organisatorische ondersteuning van de directeur Mens en Organisatie. Bij het secretariaat van de directie Mens en Organisatie komen veel informatiestromen bij elkaar. Als managementassistent filter je deze informatie en bepaal je de volgorde van welke informatie het belangrijkste is. Ook zaken als het regelen van de catering bij vergaderingen en het schrijven van verslagen bij MT-vergaderingen zijn onderdeel van jouw werk. Je werkt nauw samen met collega-managementassistenten en met de collega’s in het cluster directie ondersteuning.

Jouw taken bestaan verder uit het:

  • beheren van de agenda van de directeur Mens en Organisatie
  • dienstdoen als eerste aanspreekpunt voor in- en externe contacten van de directeur Mens en Organisatie
  • beheren van het telefoon- en e-mailverkeer en de post en stukkenstroom (notities en brieven). De binnenkomende correspondentie beoordeel je op inhoud en belang
  • beheren van de inkomende facturen in SAP en zorgdragen voor prestatieverklaringen en afhandeling
  • ondersteunen van de directeur bij de afhandeling van stukken en het afstemmen en bewaken van deadlines

Functie-eisen

Jij bepaalt mede welke zaken belangrijk zijn en als eerste afgehandeld moeten worden. Ook onder druk houd jij het overzicht. Gaat iets anders dan gepland? Dan pas jij je gemakkelijk aan. Om jouw werk goed te kunnen doen, heb je verder:

  • minimaal mbo-werk- en -denkniveau
  • minimaal 5 jaar ervaring als (directie)secretaresse of managementassistent in een complexe omgeving
  • minimaal 4 dagen per week fulltime inzetbaar.
  • ervaring om met kantoorautomatisering zoals Word en Outlook te werken en ben je ook in staat om vernieuwingen op dit terrein snel op te pakken
  • een klantgerichte houding en een nauwkeurige manier van werken
  • goede communicatieve vaardigheden.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €3.016 – Max. €3.879 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

We willen dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie van Financiën en zichzelf volledig kan ontwikkelen. Want samen werken aan een financieel gezond Nederland is waar we voor staan. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele achtergrond, leeftijd, arbeidsvermogen, gender of seksuele geaardheid. Met jouw unieke bijdrage spelen we beter in op de behoeften uit onze samenleving.

  • Draag jij graag bij aan een financieel gezond Nederland? Je bent van harte welkom. Solliciteren kan door je cv en motivatie in te sturen. Maar we staan ook open voor andere vormen, zoals een video- (met bijgevoegd je cv) of presentatie-sollicitatie (in PowerPoint). In het laatste geval plak je de link van je sollicitatie in een pdf- of word-bestand. Zo kunnen we je sollicitatie goed verwerken.
  • De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
  • De keuze voor een nieuwe baan kan best spannend zijn. We richten jouw overstap daarom zo persoonlijk mogelijk in. Via een introductiebijeenkomst en een onboarding app helpen we je om je weg te vinden en leer je hoe alles werkt binnen Financiën. Ook word je gekoppeld aan een buddy die je wegwijs maakt in de organisatie. Heb je nog vragen over de vacature of het selectieproces? Neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag in je overweging.
Bekijk vacature
Goed nieuws! De vacature is nog geopend

Gerelateerde vacature