De gemeente Utrecht regelt de opvang voor mensen uit Oekraïne. Dit gebeurt op verschillende plekken, van klein (een paar gezinnen) tot groot (meer dan 200 mensen). Vaak zijn het gezinnen, vrouwen en kinderen die je indirect helpt.
Het programma bestaat uit verschillende onderdelen, zoals opvanglocaties, ondersteuning en informatie. Jij komt te werken bij het Bedrijfsbureau.
Samen met een collega-managementassistent ondersteun je de Programmadirecteur, de managers van de onderdelen en hun medewerkers. Jullie werken nauw samen en vangen elkaar op als dat nodig is.
- De agenda's van de Programmadirecteur en managers strak beheren.
- Vergaderingen en bijeenkomsten perfect voorbereiden en zorgen dat alles op rolletjes loopt (van zaal tot papieren en koffie).
- Actielijsten en notulen van vergaderingen maken.
- Ervoor zorgen dat afspraken worden opgevolgd. Je bent een echte aanjager!
- Het eerste aanspreekpunt (de vraagbaak) zijn voor collega's.
- Samen met je collega de programma-mailboxen beheren.
- Zien wat er nodig is en direct actie ondernemen. Je neemt graag een stapje extra.
- Praktische zaken regelen, zoals het bestellen van bloemen, geschenken of gebak.