Beleidsondersteuner Mobiliteit

Functieomschrijving:

De administratieve beleidsondersteuner bij de vakgroep mobiliteit speelt een cruciale rol in het efficiënt ondersteunen van het team. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van agenda’s, het organiseren van afspraken, het voorbereiden van documenten en het maken van verslagen. Als administratieve ondersteuner ben je een betrouwbare spil in de dagelijkse werking van de vakgroep en draag je bij aan een gestructureerde en goed georganiseerde werkomgeving.

Affiniteit met het vakgebied mobiliteit is een pré

Wat ga je doen:

Je gaat werken aan één van de grootse infrastructurele projecten binnen de regio, De MIRT Algeracorridor en een aantal versnellingsprojecten. Hierbij ondersteun je de projectleider met interne- en externe overleggen en ben je het visitekaartje van de gemeente voor onze gasten. Jij bent het natuurlijke aanspraakpunt in- en extern bij vragen over de projecten. Je administreert, notuleert , coördineert en ontzorgt in deze projecten de projectleider. Het aanwezig zijn bij bewonersavonden of avond overleggen kan nodig zijn.

Belangrijkste Taken en Verantwoordelijkheden:

Agendabeheer:

- Beheren en plannen van afspraken voor teamleden, inclusief vergaderingen en andere

  afspraken.

- Coördineren van interne en externe vergaderingen, met zorg voor de juiste timing en

  voorbereiding.

Verslaglegging: 

- Bijwonen van vergaderingen en het opstellen van heldere, gedetailleerde verslagen en notulen.

- Zorgdragen voor tijdige verspreiding van vergadernotulen en actiepunten.

Communicatie en Afspraken:

- Fungeren als het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe partijen, inclusief het

  beantwoorden van telefoons en e-mails.

- Organiseren en coördineren van reizen, hotelreserveringen en andere logistische zaken voor

   teamleden.

- Zorgen voor het goede informatievoorziening tussen verschillende betrokkenen.

Documentbeheer: 

- Organiseren en bijhouden van dossiers, documenten en correspondentie.

- Zorgdragen voor een goede archivering van relevante documenten en het opvolgen van lopende zaken.

Ondersteuning van projectteams: 

Assisteren bij administratieve taken in projecten binnen de vakgroep, zoals rapportages, voorbereiden van presentaties en het bijhouden van projectdocumentatie.

Efficiëntie en verbeteringen: 

- Identificeren van mogelijkheden voor procesverbetering en efficiëntie binnen administratieve werkzaamheden.

- Proactief ondersteuning bieden bij andere administratieve taken wanneer nodig.

Functie-eisen

Vereiste Kwalificaties en Vaardigheden:

- MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met een achtergrond in administratie, secretarieel werk of vergelijkbare functies.

- Aantoonbare ervaring met agendabeheer, verslaglegging en organisatorische taken.

- Sterke communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels.

- Proactieve werkhouding en organisatorisch talent.

- Vaardig in MS Office en andere relevante administratieve software.

- Flexibiliteit en het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd te beheren.

- Stressbestendig en in staat om te werken in een dynamische omgeving.

- affiniteit met mobiliteit is een pré

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft een inzet op basis van detachering

Schaal 8

Looptijd 1 jaar (met optie tot verlengen)

32-36 uur is bespreekbaar, thuiswerken in overleg maar op locatie is gewenst gezien de rol en werkzaamheden.

Affiniteit met mobiliteit en gemeentelijke omgeving is een pre

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.

contact