Administratief medewerker subsidiebureau - Detachering vacature

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling
Het Subsidiebureau is verantwoordelijk voor de administratieve en procesmatige uitvoering van het gemeentelijke subsidieproces. De afdeling verzorgt de administratieve verwerking van uitgaande subsidies, ondersteunt beleidsafdelingen en waarborgt de voortgang en volledigheid van het proces – van aanvraag tot en met verantwoording.

Het team bestaat uit drie administratief medewerkers en een coördinator.

Opdracht
Deze tijdelijke opdracht betreft hoofdzakelijk de uitvoering van een specifiek onderdeel binnen het subsidieproces. In de periode juni tot en met augustus ontvangt de gemeente een verhoogd aantal subsidieaanvragen. Het is van belang dat deze aanvragen tijdig en correct worden verwerkt.

De medewerker richt zich primair op het administratief inboeken van subsidieaanvragen in het geautomatiseerde systeem, zodat de verdere behandeling door de backoffice efficiënt kan verlopen. Daarnaast worden enkele aanvullende administratieve werkzaamheden verricht, zoals het doorzetten van tussentijdse rapportages.

Het inboeken vereist een kritische en nauwkeurige werkwijze. Een juiste eerste verwerking is essentieel voor een correct en voortvarend vervolgtraject en voorkomt onnodige vertraging.

Hoofdtaken
– Inboeken van aanvragen in applicatie;
– Bijhouden lijstwerk in Microsoft Excel;
– Duidelijke communicatie met teamleden, coördinator en andere collega’s in het Subsidieproces.

De opdracht loopt van 7 juli 2025 tot en met 30 december 2025. Binnen het team wordt actief kennis gedeeld en wordt samengewerkt in een collegiale werksfeer.

Schaal
Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 08 (nieuwe structuur).

Benodigd aantal professionals:
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: maandag en dinsdag (verplicht). Overige uren in overleg in te vullen.

Eisen

• Aantoonbare werkervaring met het verzorgen van de administratieve afhandeling van subsidieaanvragen binnen een gemeentelijke organisatie;
• Beschikbaar om op maandag én dinsdag fysiek aanwezig te zijn op het gemeentehuis (de resterende uren zijn in goed overleg af te stemmen).
• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende instantie.);
• Minimaal een afgeronde mbo4 opleiding;
• Per 7 juli 2025 beschikbaar voor 16 tot 24 uur per week voor de gehele duur van de opdracht, inclusief verlengingsopties;

Wensen

• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het werken in teamverband in een digitale omgeving met MS Teams. Benoem duidelijk in het cv waar deze werkervaring is opgedaan;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar in een administratieve/ondersteunende rol binnen een gemeente;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een ondersteunende of administratieve functie met subsidieverstrekkingen binnen een gemeentelijke organisatie;
• Minimaal een afgeronde mbo4-opleiding in juridisch of financiële richting.

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op verborgenof stuur een e-mail naar We helpen je graag verder!