Senior Projectadministrateur - Detachering vacature

Vacatureomschrijving

In het kort
Als Senior Projectadministrateur zorg jij dat de financiële projectadministratie van onze opdrachtgever klopt én actueel blijft. Het gaat om een omvangrijke portefeuille: binnen de afdeling lopen jaarlijks vele honderden tot ruim duizend projecten van verschillende omvang, samen goed voor een aanzienlijke jaaromzet. Jij houdt daar financieel grip op. Je bent de schakel tussen projectleiding, het afdelingshoofd en Business Control en zorgt dat onderhanden werk, kosten, productie en facturatie goed op elkaar aansluiten. Daarbij kijk je verder dan alleen registreren: je analyseert, stelt vragen, zoekt verschillen uit en zorgt dat openstaande punten daadwerkelijk worden opgelost.
Wat je gaat doen
Het is een hands-on seniorrol: je werkt zelf mee in de administratie én krijgt de ruimte om die verder te professionaliseren. Op termijn kan daar ook de functionele begeleiding van meerdere administratieve collega's bij komen.
Je krijgt een brede verantwoordelijkheid over de projectadministratie. Je houdt je onder andere bezig met:

• zorgen voor een juiste, volledige en tijdige projectregistratie;
• wekelijks actualiseren en bewaken van het onderhanden werk op basis van kosten en productie;
• bewaken van tijdige en volledige facturatie;
• analyseren van kosten en verder de diepte ingaan wanneer resultaten afwijken;
• opstellen, beoordelen en delen van financiële projectoverzichten;
• bewaken van projectmarges, kostenregistratie en financiële voortgang;
• signaleren van afwijkingen en deze bespreken met projectleiding, afdelingshoofd en Business Control;
• controleren van boekingen, coderingen, autorisaties en projectdocumentatie;
• actief opvolgen van openstaande acties en administratieve achterstanden;
• ondersteunen van projectteams bij financiële en administratieve vraagstukken;
• ondersteunen bij audits en interne controles;
• verbeteren en slimmer inrichten van projectadministratieve processen.

Je signaleert dus niet alleen dat iets achterloopt of niet klopt — je zoekt uit waar het verschil vandaan komt en zorgt dat het wordt opgelost.
Jij brengt mee

• hbo-werk- en denkniveau, bijvoorbeeld richting bedrijfseconomie, finance of bedrijfsadministratie;
• minimaal 5 jaar relevante ervaring binnen projectadministratie, projectcontrol of een vergelijkbare financiële projectomgeving;
• ervaring met projectfinanciën, facturatie, onderhanden werk en kostenregistratie;
• sterke Excel-vaardigheden;
• ervaring met het analyseren van financiële gegevens en het maken van duidelijke overzichten;
• het vermogen om overzicht te houden over een grote hoeveelheid projecten en administratieve bewegingen;
• een hands-on instelling: je analyseert en coördineert, maar vindt het ook normaal om zelf de administratie in te duiken;
• voldoende stevigheid om collega's achter acties en deadlines aan te zitten;
• goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Je hoeft niet uit een specifieke sector te komen. Ervaring binnen een projectgedreven organisatie waar veel projecten tegelijkertijd lopen, is voor ons belangrijker.
Het helpt als je ervaring hebt met

• projectadministratie binnen een technische of projectgedreven organisatie;
• onderhanden werk en margeontwikkeling;
• een omgeving met veel verschillende projecten en facturatiemomenten;
• het verbeteren of opnieuw inrichten van administratieve processen;
• audits en interne financiële controles;
• projectadministratie- of ERP-systemen;
• het begeleiden of functioneel aansturen van administratieve collega's.

Niet alles hoeft direct aanwezig te zijn. We zoeken vooral iemand die cijfermatig sterk is, doorvraagt en verantwoordelijkheid neemt voor een administratie die aantoonbaar op orde is.
Over de rol en de omgeving
Je komt terecht bij een projectgedreven organisatie met een omvangrijke en dynamische projectportefeuille, variërend van relatief kleine opdrachten tot grote en technisch complexe projecten. Je werkt direct samen met projectleiding, het management en Business Control.
De lijnen zijn kort. Zie je dat cijfers niet aansluiten, informatie ontbreekt of een proces structureel beter kan? Dan verwachten we dat je daar achteraan gaat, en je krijgt de ruimte om verbeteringen ook echt door te voeren. In eerste instantie ben je zelf verantwoordelijk voor deze rol. Naarmate de afdeling en de projectadministratie zich verder ontwikkelen, bestaat de mogelijkheid dat administratieve collega's functioneel onder jouw verantwoordelijkheid komen te vallen.
Arbeidsvoorwaarden

• een salaris dat past bij jouw kennis, ervaring en verantwoordelijkheid;
• een functie voor 32 tot 40 uur per week;
• minimaal vier dagen per week werken vanuit kantoor;
• een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
• 25 vakantiedagen en 13 ATV-dagen bij een fulltime dienstverband;
• 8% vakantiegeld;
• een jaarlijkse bonus volgens de geldende regeling (bij vaste indiensttreding);
• pensioenopbouw via het geldende pensioenfonds;
• een laptop en telefoon van de zaak;
• een reiskostenvergoeding afhankelijk van jouw woonplaats;
• opleidingen en trainingen die aansluiten op jouw ontwikkeling;
• veel zelfstandigheid en ruimte om de projectadministratie verder te professionaliseren.

Ben jij of ken jij iemand die op deze rol past? Neem dan contact op met de recruiter via verborgenof via verborgen