Secretaresse/Office manager

Mijn baan

Als secretaresse bij FireX in Nijmegen – dé specialist op het gebied van (watermist) brandbeveiliging – ben ik een onmisbare schakel in onze organisatie. Elke dag zet ik mijn administratieve talenten in om de directeur en de leden van het managementteam te ondersteunen. Geen dag is hetzelfde, en dat maakt mijn werk uitdagend en inspirerend.

Ik ben het eerste aanspreekpunt voor onze klanten, collega’s en partners. Of het nu gaat om een hartelijk welkom bij de receptie, een telefoon die dringend beantwoord moet worden of een e-mail met prioriteit, ik zorg voor een professionele en vriendelijke benadering. Dankzij mijn inzet lopen de dagelijkse activiteiten aan de receptie soepel, en creëer ik een omgeving waar iedereen zich welkom voelt.

Mijn dagelijkse werk
Mijn taken zijn veelzijdig en houden me scherp. Ik organiseer vergaderingen en stel de agenda’s op. Tijdens deze vergaderingen maak ik notulen, werk ik verslagen uit en bewaak ik de voortgang van actiepunten. Daarnaast organiseer ik bijeenkomsten, zowel intern als extern, en denk ik actief mee over hoe we onze processen binnen het secretariaat kunnen verbeteren.

Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor het gebouwbeheer en alle facilitaire zaken. Ik zorg ervoor dat de ontvangstruimte er altijd netjes en verzorgd uitziet en verwerk inkomende en uitgaande post en e-mails. Ook beheer ik de kantoorvoorraden en plaats ik de benodigde bestellingen. Verder vallen wagenparkbeheer, de in- en uitdienstmeldingen en alle AVG-gerelateerde zaken onder mijn takenpakket. Tot slot verzorg ik de inkooporders voor inleners en zzp'ers.

Door mijn rol als aanspreekpunt ben ik (het liefst) vijf dagen per week aanwezig, ongeveer 32 uur. Zo zorg ik ervoor dat alles altijd op rolletjes loopt.

Daarom pas ik bij Kuijpers!

• Dankzij mijn sterke planningsvaardigheden zijn zelfs de meest complexe agenda’s altijd up-to-date.
• Ik handel inkomende en uitgaande correspondentie – van e-mails en telefoontjes tot presentaties en rapporten – met gemak af.
• Mijn organisatietalent zorgt ervoor dat vergaderingen en bijeenkomsten vlekkeloos verlopen.
• Notuleren en het vastleggen van afspraken doe ik nauwkeurig en efficiënt.
• Alle administratieve werkzaamheden voer ik zorgvuldig en gestructureerd uit.
• Ik zorg voor een goede voorbereiding van vergaderingen en lever waardevolle managementinformatie.

Bij FireX krijg ik de ruimte om mijn vaardigheden in te zetten én verder te ontwikkelen. Elke dag draag ik bij aan een veilige wereld, en daar ben ik trots op.