Office & Management Support Specialist (BBL leerwerkplek) - Tijdelijk, met uitzicht op vast vacature in Den Haag

Ministerie Van Onderwijs, Cultuur En Wetenschap
Bekijk vacature

Vacatureomschrijving

Functie­omschrijving

Geeft het jou voldoening collega’s te helpen bij hun activiteiten en ben je daarnaast leergierig en enthousiast? Stap dan als office & management support specialist in de vrijgekomen BBL-leerwerkplekken bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Hier ben jij voor managers en medewerkers de steun en toeverlaat bij de planning en organisatie van hun activiteiten.
Je werkt als office & management support specialist op een leerwerkplek. Samen met jouw enthousiaste collega’s op het secretariaat zorg je dat alles voor de managers en medewerkers op rolletjes loopt. Je voert in overleg met jouw praktijkopleider verschillende ondersteunende secretariële taken uit, waarbij je efficiënt en nauwkeurig te werk gaat. Jij hebt zichtbaar plezier in je werk en het geeft jou veel voldoening om collega’s te ontzorgen. Door de vele verschillende taken zijn jouw werkdagen vol afwisseling. Dat betekent wel dat je soms prioriteiten moet stellen en flexibel moet zijn.
Wat ga je doen?
Als office & management support specialist pak je de werkzaamheden op die ervoor zorgen dat de managers en medewerkers zo goed mogelijk hun werk kunnen doen. Je houdt bijvoorbeeld de afspraken in de agenda bij en reserveert vergaderzalen en catering voor bijeenkomsten. Je voert administratieve taken uit zoals bijvoorbeeld ziek- en herstelmeldingen en het plaatsen van vergaderstukken in het systeem I-Babs. Ook het versturen van e-mails en het beantwoorden van de telefoon behoort tot jouw taken. Komen er bezoekers? Dan meld jij ze aan en haal je ze op. Naarmate je groeit in de werkzaamheden, zal jouw werkpakket uitgebreid worden.

Wat ga je leren?
Voert taken uit binnen de zakelijke dienstverlening

  • B1-K1-W1 Treedt op als aanspreekpunt voor klanten
  • B1-K1-W2 Verzorgt zakelijke communicatie
  • B1-K1-W3 Verwerkt gegevens
  • B1-K1-W4 Werkt aan producten/opdrachten binnen geld-, goederen- en informatie beweging

Voert office & management support uit

  • P3-K1-W1 Levert managementinformatie
  • P3-K1-W2 Ondersteunt bij ontwikkelen van corporate information
  • P3-K1-W3 Handelt administratieve en financiële zaken af
  • P3-K1-W4 Organiseert interne bijeenkomsten

Functie-eisen

  • je volgt de opleiding office & management support specialist, niveau 3 of 4;
  • je kunt goed samenwerken en bent naar klanten toe vriendelijk en behulpzaam, oprecht betrokken en geïnteresseerd;
  • je werkt gestructureerd, netjes en nauwkeurig;
  • je voelt je verantwoordelijk voor je werkzaamheden.;
  • je bent leergierig en enthousiast;
  • je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 3
  • Maand­salaris Min €2.587 Max. €3.087 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
  • Contract­duur 12 maanden
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 32

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden! Je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Voor deze vacature:

  • Na je sollicitatie zal de BBL-coördinator contact opnemen voor een oriënterend gesprek. Vervolgens zal je voorgesteld worden bij de directies. Zij zullen de gesprekken voeren en uiteindelijk de selectie doen.

Algemeen:

  • Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
  • De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
  • We streven ernaar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
  • De mogelijkheid tot hybride werken verschilt per functie/afdeling.
  • Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
  • Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.

Sollicitatie procedure

Vind vacature
Solliciteren
Reactie
Nieuwe baan
  1. Vind een vacature die bij je past

    Bekijk het actuele overzicht van beschikbare vacatures en ontdek wat aansluit bij jouw profiel en ambities. Heb je iets interessants gevonden? Klik dan door voor meer informatie en details over de vacature.

  2. Solliciteer direct

    Klaar om te solliciteren? Met één klik stuur je jouw profiel naar de opdrachtgever of partner.

  3. Reactie van de werkgever

    Na je sollicitatie neemt de werkgever of partner contact met je op. Je hoort of je wordt uitgenodigd voor een gesprek, of dat je eventueel in aanmerking komt voor een andere vacature.

  4. Start met je nieuwe baan

    Ben je geselecteerd? Gefeliciteerd! Je kunt snel aan de slag en samen met de werkgever duidelijke afspraken maken over de startdatum, voorwaarden en verwachtingen.

Bekijk vacature