Directiesecretaresse (m/v)

Als directiesecretaresse (m/v) bij Unica ICT Solutions ben je de onmisbare rechterhand van de directeur van het ICT-cluster. Jij speelt een cruciale rol in de ondersteuning van de clusterdirecteur en bent de spil in de dagelijkse gang van zaken. Jouw verantwoordelijkheden zijn essentieel voor het soepele verloop van onze bedrijfsvoering.

Met jouw kennis en ervaring draag je bij aan het ontzorgen van onze directeur. De agenda’s zijn complex, de dynamiek in deze functie is groot en deadlines zijn er altijd. Je hebt veel verantwoordelijkheden: naast het secretariële gedeelte adviseer en denk je proactief mee bij activiteiten die onder de verantwoordelijkheid van de clusterdirecteur vallen. Afspraken plannen in complexe agenda’s, top timemanagement voor de directeur én het visitekaartje van de organisatie zijn. Daarnaast zorg je voor hoogwaardige interne en externe communicatie. Je bereidt vertrouwelijke documenten, rapportages en presentaties voor, filtert binnenkomende informatie en handelt correspondentie af. Daarbij stel je prioriteiten en zorg je ervoor dat de juiste informatie overzichtelijk wordt gedeeld en deadlines worden gehaald. Ook verzorg je de voorbereiding voor vergaderingen en besprekingen en ben je verantwoordelijk voor de schriftelijke vastlegging hiervan.

Met jouw proactieve houding en vooruitziende blik zorg je ervoor dat de clusterdirecteur zich volledig kan concentreren op zijn kernactiviteiten. Je speelt een sleutelrol in het coördineren van belangrijke afspraken en bent een representatief aanspreekpunt voor zowel bezoekers als high-profile stakeholders.

Wat ga je doen?

• Beheren en coördineren van complexe agenda’s en afspraken

• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen

• Stroomlijnen van interne en externe communicatie

• Voorbereiden van vertrouwelijke documenten, rapportages en presentaties

• Afhandelen van vertrouwelijke correspondentie en beheren van belangrijke documentatie

• Ondersteunen van de clusterdirecteur bij ad-hoc verzoeken