Business analist – Ministerie van Defensie - Verloning vacature

Vacatureomschrijving

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken en meer openheid. Een omvangrijk proces waarop het programma Defensie Open op Orde (DOO, 2021-2026) de regie en coördinatie voert.

Defensie Open op Orde levert naast verbeteringen op gebied van een open en transparante overheidsorganisatie een belangrijke bijdrage aan de Defensie Visie 2035 maatregelen op gebied van informatiegestuurd werken, optreden en gezaghebbende informatiepositie. Het programma is geplaatst onder de Defensie Bestuursstaf.

Het programma faciliteert de defensieonderdelen in de verbetering van een doelmatige informatiehuishouding, informatieverstrekking en I-vakmanschap. Voor de implementatie van DefDoc wordt nauw samengewerkt met het ontwikkel- en beheerteam vanuit JIVC, de IV/ICT-organisatie.

DefDoc is één van de projecten die binnen dit programma valt. Het nieuwe documentmanagement- en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) DefDoc is een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem dat aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en de gebruikers daadwerkelijk ondersteunt bij het uitvoeren van het werk.

Het systeem vervangt de huidige oplossing Xpost. Het systeem dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming.

Daarmee kan het als hulpmiddel dienen voor de politieke en maatschappelijke verantwoording en transparantie voor Defensie. In 2021 is binnen Defensie gestart met de realisatie van dit nieuwe DMS/RMA systeem en wordt in het komende jaar bij alle defensieonderdelen stapsgewijs geïmplementeerd.

De komende 2 jaar wordt een nieuw Document Management Systeem (DMS) binnen Defensie geïmplementeerd per Defensieonderdeel, waaronder Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten. Parallel worden meerdere onderdelen tegelijk geïmplementeerd.

Afhankelijk van kennis en ervaring wordt de Business Analist ingezet op een aandachtsgebied proces, systeem, functioneel of opleiding van gebruikers.

• Analyseren en ophalen van gebruikerswensen en eisen ten aanzien van gewenste DMS/RMA-inrichting.
• In gezamenlijkheid met vertegenwoordigers van een defensieonderdeel het ontwerpen en uitwerken van nieuwe processen.
• Mee-ontwikkelen van opleidingsmaterialen (techniek, bewustwording en vakmanschap).
• Ondersteunen van de transformatie door identificeren en uitwerken van verbeterpunten.
• Begeleiden van hoofdgebruikers bij ingebruikname van nieuwe versies/functies.
• Bijdrage leveren aan implementatie- en veranderplannen.
• Onderstenen bij de voortgang van het implementatie- en verandertraject.

Voor de implementatie is contact met de gebruikersorganisatie noodzakelijk en wordt aanwezigheid op locatie van een Defensieonderdeel verwacht. Hiervoor wordt flexibiliteit gevraagd in werklocatie waaronder programma hoofdlocatie Den Haag en Defensie onderdelen locaties als Den Helder, Utrecht en Volkel. Thuiswerken is mogelijk.

Eisen

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortgelijke functie.
• Aantoonbare werkervaring als business analist of een vergelijkbare rol.
• Aantoonbare werkervaring bij een grotere organisatie (>1000 medewerkers) met transitie-, verander- of implementatietrajecten.
• Aantoonbare ervaring met het opereren binnen een werkveld waar interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT is.
• Competentieniveau: eCF4 Lead Professional / Senior manager.

Wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen het ministerie van Defensie of een andere overheidsorganisatie met >1000 medewerkers.
• Kandidaat heeft bij voorkeur een certicaat op gebied van Lean Six Sigma, Prince 2 en/of SAFe.
• Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met informatiehuishouding en een basisbegrip van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer.
• Kandidaat is bij voorkeur pro-actief en bezit over sterke communicatieve vaardigheden, kan schakelen met diversiteit aan belanghebbenden en is een teamspeler.
• Kandidaat heeft bij voorkeur kennis en aantoonbare werkervaring met het faciliteren en organiseren van workshops en trainingen.
• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met Filenet.

Competenties

• Pro-actief.
• Sterke communicatieve vaardigheden.
• Kan schakelen met diversiteit aan belanghebbenden.
• Teamspeler.