Business Analist Administratieve Organisatie – Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) - Verloning vacature

Vacatureomschrijving

Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) is de Rijkstoezichthouder op de winning, opslag en transport van delfstoffen, zoals olie, gas, zout maar ook aardwarmte en wind op zee. SodM maakt zich sterk voor de veiligheid van de mens en de bescherming van het milieu bij de energiewinning en het benutten van de ondergrond, nu en in de toekomst. SodM is volop in ontwikkeling. Het IT landschap ontwikkelt mee en wordt steeds groter en complexer. In 2026 en 2027 wordt gewerkt aan een nieuwe versie van het Rijkszaaksysteem HAVIK waardoor we nog zaak- en procesgerichter kunnen werken met ondersteuning van AI. SodM communiceert steeds meer naar buiten, waardoor het belangrijker wordt dat medewerkers goed worden ondersteund door de ICT voorzieningen en tevreden gebruikers zijn. Tevens wordt het rijksbrede programma "Transparantie in Informatiehuishouding" (TiI) verder uitgerold waar ook SodM invulling aan geeft. Binnen dit traject valt ook de Wet Open Overheid. Bij SodM werken momenteel ruim 250 medewerkers.

SodM is sinds vorig jaar druk doende om het informatiebeheer van haar processen projectmatig verder op orde te brengen. Het doel daarvan is om de efficiëntie, kwaliteit en consistentie van haar toezicht processen en advisering verder te verbeteren. Fouten kunnen daardoor worden verminderd, kwaliteit verbetert, nieuwe toezichthouders/adviseurs worden sneller ingewerkt.

Een twintigtal primaire processen worden op dit moment stapsgewijs geanalyseerd en verbeterd. Dat heeft o.a. tot gevolg dat de afgesproken procesverbeteringen in goede, eenduidige en toegankelijke werkinstructies moeten worden vertaald die op langere termijn beheerd kunnen worden. Naast dat bestaande werkinstructies geactualiseerd moeten worden, zullen er ook nieuwe werkinstructies opgezet moeten gaan worden. Dat maakt het proces uitdagend zowel inhoudelijk als procesmatig. De daarvoor benodigde competenties en ervaring zijn daarvoor een must.

Wij zoeken daarom tijdelijk voor de periode van minimaal 1 jaar een ervaren , communicatieve en zelfstandige business analist administratieve organisatie, die zich richt op het planmatig vastleggen, beschrijven, uniformeren en borgen/beheren van werkinstructies, handleidingen en werkafspraken binnen de organisatie. Daarnaast leidt jij als extern ingehuurde kracht een interne collega op die, nadat jij jouw opdracht hebt afgerond, het werk binnen SodM overneemt.

In deze rol werk jij in opdracht van de proceseigenaren, samen met de inhoudelijke experts. De opdracht is afgerond als er duidelijke en bruikbare documentatie is opgeleverd voor de diverse afdelingen.

Je rapporteert direct aan de Manager.

Eisen

• Afgeronde opleiding in administratieve organisatie, bedrijfskunde, informatiekunde of kwaliteitsmanagement of gelijkwaardig
• Opleiding en/of certificaat Procesmanagement en Documentbeheer
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in procesmanagement, onderbouwd met concrete projecten en rolbeschrijving in cv of motivatie
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in het opstellen en beheren van werkinstructies en werkafspraken, onderbouwd met concrete projecten en rolbeschrijving in cv of motivatie

Wensen

• Kennis en ervaring van procedures van informatie- en archiefbeheer
• Kennis en ervaring met het zelfstandig opstellen, beschrijven en structureren van processen en/of werkinstructies
• Kennis en ervaring in het vastleggen van beheer, versiebeheer en actualisatie
• Kennis en ervaring bij het implementeren en uitdragen van werkinstructies binnen teams en/of afdelingen
• Kennis en ervaring met het plannen en organiseren van informatiebeheer (papier en digitaal) in de brede zin
• Kennis en ervaring in het toezicht domein is een pre
• Aantoonbare ervaring met IV vraagstukken bij de Rijksoverheid
• Aantoonbare ervaring met het ondersteunen van gebruikers

Competenties

• Sodm is een kleine organisatie met korte lijnen, beperkte mankracht en expertise.
• Een hands-on mentaliteit is een must.
• Leergierige en nieuwsgierige insteek en zelfstandig, planmatig en gesturctureerd kunnen werken.
• Werkt zelfstandig om werkinstructies op te stellen, te herschrijven en te structureren.
• Draagt bij aan een uniforme opzet en vormgeving van alle werkinstructies binnen de organisatie.
• Legt afspraken over beheer, versiebeheer en actualisatie vast.
• Is proactief in het signaleren/escaleren van meningsverschillen of onduidelijkheden over werkinstructies /handleidingen of processen.
• Maakt meningsverschillen of onduidelijkheden actief en verbinding bespreekbaar.
• Weet de organisatie mee te nemen in het borgen en beheren van de werkinstructies in de interne organisatie.