Dagelijks heb je te maken met collega’s die een vergadering of bijeenkomst willen organiseren. Je helpt hen met het vinden van een geschikte ruimte en de benodigde faciliteiten voor hun bijeenkomst. Hiermee ondersteun je collega’s en het bestuur in het bereiken van doelen voor de stad. Het is een dynamische functie met veel contact met collega's.
Je voorziet hen van informatie over beschikbare ruimtes en faciliteiten, en begeleidt hen door het aanvraagproces. Je bent verantwoordelijk voor de verwerking van aanvragen via telefoon, e-mail en het reserveringssysteem Topdesk. Bij complexe verzoeken schakel je met de evenementencoördinatoren en informeer je de aanvrager. Daarnaast monitor je de voortgang en naleving van afspraken tot aan de uitvoeringsdatum en houd je de klant op de hoogte van de status. Dagelijks verstuur je vergaderlijsten naar verschillende facilitaire teams en beheer je de administratie van de beschikbare ruimtes in het gebouw.
Je biedt administratieve, secretariële en organisatorische ondersteuning aan de evenementencoördinator. Dit omvat het vastleggen van afspraken, invoeren van reserveringen en faciliteiten in Topdesk, en het uitvoeren van laatste controles voor evenementen. Bijeenkomsten waar je aan meewerkt zijn bijvoorbeeld Raad- en commissievergaderingen, beëdiging van nieuwe politieagenten, herdenkingsbijeenkomsten of tentoonstellingen in de centrale hal.
- Beantwoorden van telefoontjes, mail en persoonlijke vragen van collega's over het reserveren van vergaderzalen en evenementen
- Prioriteren en verwerken van binnengekomen reserveringsaanvragen via telefoon, e-mail en in Topdesk
- Informeren van aanvragers over beschikbare ruimtes, faciliteiten en de verdere aanvraagprocedure
- Doorsturen van complexe verzoeken naar de Evenementen coördinatoren en aanvragers hiervan op de hoogte stellen
- Dagelijks versturen van vergaderlijsten naar verschillende facilitaire teams en administreren van de beschikbare ruimtes
- Ondersteunen van de Evenementencoördinator door afspraken vast te leggen, reserveringen in te voeren en laatste controles uit te voeren voor evenementen